Fungsi Petty Cash dalam Bisnis dan Contoh Penggunaannya – EF EFEKTA English for Adults
Pernahkah kalian membayangkan betapa rumitnya jika setiap kali staf kantor perlu membeli pulpen, membayar parkir kurir, atau membeli kopi untuk tamu, mereka harus mengajukan transfer bank yang butuh persetujuan berjenjang dari manajer hingga direktur keuangan? Situasi seperti ini tidak hanya membuang waktu, tetapi juga menghambat produktivitas tim secara keseluruhan. Di sinilah peran vital dari sebuah sistem keuangan mikro yang dikenal dengan istilah kas kecil atau petty cash.
Dalam kegiatan operasional sehari-hari, perusahaan sering menghadapi pengeluaran kecil yang bersifat mendadak. Untuk mengatasi kebutuhan tersebut, perusahaan biasanya menyediakan petty cash atau kas kecil. Memahami fungsi petty cash sangat penting agar pengelolaan keuangan bisnis berjalan lebih rapi dan efisien.
Apa Itu Petty Cash?
Petty cash adalah dana tunai yang disediakan perusahaan untuk membiayai pengeluaran rutin bernilai kecil dan tidak efisien jika dibayar melalui transfer atau cek. Contohnya seperti pembelian alat tulis kantor, biaya transportasi, atau konsumsi rapat.
Fungsi Petty Cash dalam Bisnis
Berikut beberapa fungsi petty cash yang penting dalam operasional bisnis:
1. Menangani Pengeluaran Operasional yang Bersifat Mendadak (Emergency Fund)
Fungsi paling mendasar dan mungkin yang paling sering kalian rasakan manfaatnya adalah kemampuan petty cash untuk menangani situasi darurat berskala kecil. Dalam dinamika bisnis, tidak semua hal bisa diprediksi dalam budgeting tahunan atau bulanan secara presisi. Ada kalanya lampu ruang rapat putus tiba-tiba lima menit sebelum klien datang, atau persediaan air galon habis di tengah hari yang panas.
Tanpa adanya dana kas kecil, staf kalian mungkin harus menggunakan uang pribadi mereka terlebih dahulu, yang mana ini tidak profesional atau proses perbaikan menjadi tertunda karena birokrasi pencairan dana yang panjang. Dengan adanya kas kecil, dana tersedia secara likuid (cair) dan bisa langsung digunakan saat itu juga. Ini memastikan bahwa hambatan teknis kecil tidak menghentikan roda operasional perusahaan.
2. Efisiensi Birokrasi dan Kecepatan Transaksi
Bayangkan jika perusahaan menerapkan prosedur yang sama untuk pembelian mesin pabrik seharga 100 juta rupiah dengan pembelian materai seharga 10 ribu rupiah. Sangat tidak efisien, bukan? Salah satu tujuan utama akuntansi manajemen adalah efisiensi biaya dan waktu.
Kas kecil berfungsi untuk memotong rantai birokrasi tersebut. Untuk transaksi dengan nominal di bawah ambang batas tertentu (misalnya di bawah satu juta rupiah), persetujuan tidak perlu sampai ke level C-level atau manajer senior. Cukup dengan persetujuan pemegang kas kecil (biasanya sekretaris atau staf admin keuangan), transaksi bisa diselesaikan. Ini membebaskan waktu manajemen senior untuk fokus pada keputusan strategis yang lebih besar dan bernilai tinggi, daripada pusing memikirkan bon pembelian kertas HVS.
3. Kemudahan Pembayaran untuk Nominal Kecil (Small Payments)
Dalam ekosistem bisnis, tidak semua vendor atau penyedia jasa menerima pembayaran via transfer atau kartu kredit korporat. Terkadang, kalian harus berurusan dengan tukang servis AC lokal, membayar iuran sampah lingkungan, atau membeli jajanan pasar untuk meeting sore. Pihak-pihak ini biasanya lebih memilih, atau bahkan hanya menerima, pembayaran tunai (cash).
Di sinilah fungsi petty cash menjadi sangat terasa. Ia menjembatani kesenjangan antara sistem keuangan perusahaan yang serba digital dengan kebutuhan transaksi riil di lapangan yang masih konvensional. Kepraktisan ini memastikan hubungan dengan supplier kecil tetap terjaga baik karena mereka mendapatkan pembayaran mereka secara instan tanpa menunggu termin pembayaran 30 hari.
4. Internal Control yang Efektif
Mungkin terdengar kontradiktif: bagaimana bisa menaruh uang tunai di kantor dianggap sebagai internal control yang efektif? Dalam audit keuangan, kerapian pencatatan kas kecil sering menjadi indikator awal kedisiplinan keuangan sebuah perusahaan. Jika kas kecilnya berantakan, biasanya pos keuangan yang lebih besar juga memiliki masalah. Jadi, bagi kalian yang ingin bisnisnya auditable, mulailah dengan merapikan kas kecil.
5. Mempermudah Pencatatan Akuntansi dan Pembukuan (Bookkeeping)
Bagi para akuntan, mencatat setiap transaksi pembelian bensin 20 ribu rupiah secara real-time ke dalam jurnal umum adalah mimpi buruk yang memakan waktu. Jurnal akuntansi akan menjadi sangat panjang dan penuh dengan angka-angka receh yang "mengotori" laporan keuangan utama.
Fungsi strategis dari petty cash adalah melakukan grouping atau pengelompokan transaksi. Dengan sistem imprest, pencatatan ke jurnal besar biasanya hanya dilakukan pada saat pengisian kembali (replenishment). Jadi, alih-alih mencatat 50 transaksi kecil satu per satu setiap hari, akuntan kalian hanya perlu mencatat satu jurnal pengeluaran kas yang merangkum 50 transaksi tersebut di akhir minggu atau bulan. Ini membuat buku besar (general ledger) menjadi jauh lebih ringkas, rapi, dan mudah dianalisis.
6. Meningkatkan Kepuasan dan Kenyamanan Karyawan
Aspek psikologis karyawan juga dipengaruhi oleh kebijakan keuangan perusahaan. Sering kali, karyawan diminta untuk menalangi biaya operasional terlebih dahulu, misalnya biaya taksi saat meeting ke luar kantor atau biaya fotocopy dokumen tender. Jika proses reimbursement (penggantian dana) memakan waktu lama, berbelit-belit, atau sering tertunda, ini akan menimbulkan ketidakpuasan.
Karyawan akan merasa enggan untuk bergerak cepat jika mereka tahu uang pribadi mereka akan "tertahan" di perusahaan. Dengan adanya petty cash, proses reimbursement untuk nominal kecil bisa dilakukan saat itu juga atau dalam waktu yang sangat singkat. Ketika karyawan merasa dimudahkan dalam urusan operasional, mereka akan lebih fokus pada kinerja dan target kerja, bukan mengeluhkan uang bensin yang belum diganti.
7. Referensi Analisis Pengeluaran Rutin
Jika kalian rajin menganalisis laporan kas kecil bulanan, kalian bisa melihat pola pengeluaran rutin yang mungkin bisa dihemat.
Misalnya, kalian melihat bahwa pengeluaran untuk pembelian tinta printer secara eceran melalui kas kecil ternyata jumlahnya sangat besar setiap bulannya. Dari data ini, manajemen bisa memutuskan untuk membuat kontrak kerjasama dengan supplier tinta besar untuk mendapatkan harga grosir yang lebih murah dan pembayaran tempo, alih-alih membelinya eceran menggunakan kas kecil. Tanpa pencatatan kas kecil yang detail, kebocoran-kebocoran biaya halus seperti ini sering kali tidak terdeteksi dalam laporan keuangan makro.
Memahami Dua Metode Pengelolaan: Imprest vs. Fluktuasi
Agar fungsi-fungsi di atas berjalan maksimal, kalian perlu memilih metode yang tepat. Secara umum, ada dua metode yang diakui dalam literatur akuntansi:
Metode Dana Tetap (Imprest Fund System): Ini adalah metode yang paling disarankan untuk pengendalian internal yang kuat. Jumlah dana kas kecil ditetapkan (misalnya 5 juta rupiah). Setiap pengeluaran hanya dibuatkan bukti, tidak langsung dijurnal. Jurnal baru dibuat saat pengisian kembali sejumlah uang yang terpakai, sehingga saldo kembali ke angka 5 juta. Metode ini memudahkan pemantauan saldo.
Metode Dana Berubah (Fluctuating Fund System): Dalam metode ini, saldo kas kecil tidak ditetapkan secara pasti dan bisa berubah-ubah. Setiap pengeluaran langsung dicatat dalam jurnal saat itu juga. Metode ini memberikan informasi saldo yang lebih real-time tetapi kurang efektif untuk pengendalian jumlah dana fisik dibandingkan sistem imprest.
Contoh Penggunaan Petty Cash
Sebagai contoh, sebuah perusahaan menyediakan petty cash sebesar Rp 2.000.000 per bulan. Dana tersebut digunakan untuk membeli perlengkapan kantor, membayar ongkos kirim dokumen, dan biaya konsumsi rapat internal. Setiap pengeluaran dicatat dan disertai bukti transaksi agar mudah dipertanggungjawabkan.
Pentingnya Pengelolaan Petty Cash yang Baik
Meskipun nilainya kecil, petty cash tetap harus dikelola dengan prosedur yang jelas. Pengelolaan yang baik membantu mencegah penyalahgunaan dana dan memastikan transparansi keuangan perusahaan.
Kesimpulan
Petty cash memiliki peran penting dalam mendukung aktivitas operasional bisnis sehari-hari. Dengan memahami fungsi petty cash dan menerapkannya secara tepat, perusahaan dapat mengelola pengeluaran kecil secara efisien dan terkontrol.
Untuk mendukung profesionalisme di dunia kerja, kemampuan bahasa Inggris juga sangat dibutuhkan. Tingkatkan skill komunikasi Anda dengan bergabung di EF EFEKTA English for Adults, kursus bahasa Inggris dewasa yang fleksibel dan relevan untuk kebutuhan bisnis modern. Daftar sekarang dan kembangkan potensi kariermu!
Posting Komentar